WORK EXPERIENCE: OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE
FEBBRAIO 2023
IN ATTESA DI APPROVAZIONE DA PARTE DELLA REGIONE VENETO
IN COLLABORAZIONE COME PARTNER OPERATIVO DI UNICOOP VENETO
L’operatore amministrativo segretariale è un profilo professionale essenziale a moltissime aziende in continuo aumento poiché si occupa della gestione delle principali funzioni amministrativo organizzative all’interno di per funzioni, ruoli e responsabilità.
Per sopperire alla crescita di burocrazia, che contraddistingue l’attività lavorativa in sempre più settori, la figura dell’operatore amministrativo segretariale professionale viene sempre più richiesta nel mondo del lavoro.
Questo progetto formativo si pone lo scopo di creare figure professionali che saranno in grado di curare le funzioni di segreteria, realizzare attività d’ufficio gestendo i flussi informativi, comunicativi e documentali nonché organizzare operativamente riunioni ed eventi che permettano alle aziende di proseguire sulla scia di innovazione intrapresa come industria 4.0, innovazione digitale e agevolazioni volte al miglioramento ecosostenibile così da poter supportare la dirigenza non solo nella fattibilità di miglioramento ma anche nella gestione delle pratiche amministrative e burocratiche necessarie a tali miglioramenti.
La figura necessita di un bagaglio di competenze trasversali importanti per affrontare eventuali situazioni di conflitto, per attuare strategie di problem solving e di negoziazione essendo un punto di riferimento per i vari comparti aziendali.
140 ORE FORMAZIONE GRATUITA
+ 480 STAGE REMUNERATO
Programma del corso:
REALIZZARE IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVO CONTABILI: 40 ore:
- Principali documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l’elaborazione e la registrazione.
- Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali applicativi per il trattamento dei documenti amministrativo contabili.
- Elementi relativi ai principali riferimenti normativi in materia di amministrazione e contabilità aziendale.
- Adempimenti amministrativi e monetari relativi alla gestione di incassi e pagamenti.
- Elementi di amministrazione aziendale.
- Elementi di amministrazione del personale.
- Distinguere gli elementi costitutivi di un documento amministrativo contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione.
- Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di documenti amministrativo contabili anche con l’ausilio di software applicativi specifici.
- Adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di vendita e acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture, …).
- Applicare procedure per effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici, valutando la correttezza delle transazioni economiche.
- Verificare la correttezza della documentazione prodotta e ricevuta.
GESTIRE I FLUSSI INFORMATIVI E COMUNICATIVI: 28 ore:
- Elementi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni.
- Principali riferimenti normativi in materia di sicurezza dei dati e di tutela delle privacy.
- Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle principali attrezzature d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, …).
- Tecniche di gestione della comunicazione e della relazione.
- Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei servizi internet (navigazione, motori di ricerca, posta elettronica, …).
- Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali software applicativi di comunicazione e archiviazione digitale.
- Tecniche di archiviazione e classificazione manuale e digitali di documenti e dati.
- Adottare i mezzi per il ricevimento, la trasmissione e lo smistamento delle comunicazioni interne ed esterne (telefono, fax, e-mail, PEC, ecc.) avendo cura delle dotazioni in uso.
- Applicare procedure e normative per garantire la sicurezza dei dati nel rispetto delle diverse fasi di lavoro.
- Applicare tecniche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti cartacei e/o elettronici.
- Adottare modalità di comunicazione anche digitali per la gestione delle relazioni interne ed esterne all’azienda.
- Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita.
- Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne ed esterne all'azienda.
REALIZZARE LA SISTEMATIZZAZIONE DI COMUNICAZIONI E DOCUMENTI: 32 ore:
- Comunicazione professionale in lingua inglese.
- Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali applicativi per la redazione di testi e presentazioni.
- Tecniche di comunicazione scritta.
- Tipologia e caratteristiche dei diversi documenti (lettere commerciali, report, presentazioni, …).
- Elementi di rappresentazione grafica applicati alla formalizzazione di dati ed Informazioni.
- Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni ecc.
- Adottare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni.
- Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale anche in lingua inglese.
- Valutare la correttezza e la rispondenza degli output con gli obiettivi di comunicazione definiti.
- Realizzare la trascrizione di testi a partire da registrazioni o comunicazioni verbali.
PREDISPORRE L’ORGANIZZAZIONE OPERATIVA DI RIUNIONI ED EVENTI DI LAVORO: 40 ore:
- Tecniche e strumenti di time management.
- Tecniche e strumenti di pianificazione delle attività.
- Tipologia e caratteristiche dei servizi per viaggi di lavoro.
- Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle strumentazioni e degli ambienti per riunioni ed eventi di lavoro.
- Tecniche e strumenti per la prenotazione di biglietti, pernottamenti e servizi connessi alle trasferte, alle riunioni ed agli eventi di lavoro.
- Tecniche e strumenti di gestione di agende cartacei e digitali.
- Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro.
- Definire ambienti e strumentazioni adeguati a riunioni ed eventi in coerenza con le politiche e le strategie aziendali.
- Distinguere costi e ricavi a preventivo per la verifica dei budget a disposizione per le trasferte, riunioni ed eventi di lavoro.
- Adottare procedure per l’organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti.
- Definire ed aggiornare agende e calendario degli appuntamenti.